TIIMITYÖTAIDOT

Työporukka, ryhmä vaiko tiimi? Kaikissa näissä määritelmissä joukko ihmisiä työskentelee yhdessä, mutta määritelmien alle mahtuu hyvin erilaisia ryhmittymiä.

Työporukka on määrä x ihmisiä, joita yhdistää sama työpaikka eikä välttämättä mikään muu, he tulevat töihin ja lähtevät töistä (suunnilleen) samassa rytmissä, osittain työtehtävät saattavat kohdata.

Ryhmässä edelliseen määritelmään nähden työ on tiiviimpää, työtehtävät kohtaavat, mutta työtä tehdään yhdessä yksilöinä.

Tiimi on joukko ihmisiä, jotka tekevät yhdessä työtä kohti yhteistä päämäärää toisiaan täydentäen. Tiimissä ihmiset ovat vuorovaikutuksessa keskenään ja rakentaen turvallisuuden tunnetta ja luottamusta toisiinsa.

Tiimin kehitysvaiheita

Joka kerran, kun tiimiin tulee tai siitä poistuu yksi tai useampi jäsen, uusi tiimi syntyy. Tämä tulee huomioida myös tiimin vuorovaikutuksessa, se vaikuttaa aina myös siihen. Jos sitä ei tunnista, voi ongelmat alkaa muodostua isommaksi vyyhdiksi. Jotta tiimi toimisi mahdollisimman hyvin, on tiimin muodostumiselle annettava aikaa, tulee käydä läpi lähdön tai tulon syyt, sekä käsitellä jäikö jotain kesken tai käsittelemättä. Tiimiläisten on hyvä tutustua toisiinsa ja tapoihinsa toimia sekä tehdä työtä, sillä sen ymmärtäminen miksi toinen toimii ja ajattelee vahvistaa tiimiä sen sijaan, että toisen omasta tavasta poikkeava toiminta ärsyttäisi ja heikentäisi siten tiimiä tuoden epävarmuutta ja sitä myöten epäluottamusta. Vähintään muutoksessa olisi hyvä pohtia missä tiimi menee, kerrata tavoitteet ja toimintatavat sekä tutustua uudelleen. Tutustuminen vie aikaa, mutta parantaa tiimin toimintaa. (Alijärvi, 2020)

Nykyaikana pysyvien tiimien ohelle/tilalle on tullut erilaisia tiimimuotoja, joissa tiimin muodot muuttuvat ja osa saattaa olla mukana vain hetken aikaa sekä kuulua samanaikaisesti myös toisiinkin tiimeihin. Tiimit saattavat olla koossa vain yhden projektin verran, jos sitäkään, muotoutuakseen uusiksi tiimeiksi. Tiimimuodosta huolimatta tutkija Bruce Tucmanin mukaan tiimit käyvät läpi 4 kehitysvaihetta: muotoutuminen, rajojen hakeminen, normalisointi ja suorittaminen. Tiimin muotoutuessa tiimi on alkutilassa, innostusta ja energiaa riittää sekä jäsenten käyttäytyminen on erittäin kohteliasta ja ymmärtäväistä toisiaan kohden. Toiminta ei ole kuitenkaan tehokasta vielä. Rajoja hakiessa syntyy konflikteja persoonien sekä tapojen törmätessä, tiimi etsii tapaansa toimia yhdessä. Normalisoinnissa tiimin kulttuuri muodostuu ja luottamus kasvaa, uskalletaan antaa ja ottaa apua vastaan. Suorittamisvaiheessa tiimin tavat ja kulttuuri ovat muodostuneet ja tiimin keskittyminen tehtäviinsä pääsee valloilleen. Tiimin kehitysvaiheet eivät aina etene suoraviivaisesti, takapakkiakin voi tulla esimerkiksi erilaisten muutosten myötä. (Hakola ym.,2019, Johtaminen tiimidynamiikan mukaan)

Millaista on aito tiimityö? Millainen on hyvä tiimin jäsen?

Aidossa tiimityössä, siitä huolimatta että roolijako on selvä, on jokaisella tunne vaikuttamisen ja itsenäisten päätösten mahdollisuudesta. Aidossa tiimityössä vallitsee luottamus tekemiseen ja jokaisella on mahdollisuus toimia omien vahvuuksien sekä kiinnostavuuksien mukaan yhteisen hyvän eteen.

Entä millainen on hyvä tiimin jäsen? Jokaisella tiimi- ja ryhmätöihin osallistuneella on kokemusta erilaisista tiimin jäsenistä, siitä, minkälainen ihminen on koettu hyväksi tiimin jäseneksi. Yleisesti hyvä tiimin jäsen kuvataan henkilöksi, joka tuntee itsensä realistisesti, on oma-aloitteinen, osaa johtaa itseään ja uraansa, vastuullinen sekä hyvä vuorovaikutuksessa. Hän hillitsee itsensä ja hallitsee ammatillisen käyttäytymisen.

(Hakola ym.,2019, Lupa toimia parhaaksi katsomalla tavalla,Työntekijän avaintaidot)

Mitä tarkoitetaan tiimiälyllä?

Tiimiäly määritellään Tiimiäly kirjassa siten, että koko tiimi on fokusoitunut toimimaan yhdessä yhteisen tavoitteen eteen siten, että tiimi koostuu ihmisistä omine vahvuuksineen täydentäen kukin toistensa puutteita ja vaillinaisuuksia samalla oppien ja kehittäen omiaan. Ihmisten taidot muodostavat yhdessä tiimiälyn, taitoja voi harjoitella ja niiden pohjalta muokata sekä hyödyntää tiimiälyä työyhteisössä organisaation hyväksi.

Tiimiäly on henkilöstön taitoa huomioida työympäristöä, tunnistaa tosiasiat ja muokata toimintaansa kuhunkin tilanteeseen oppien uusia yhdessä työn tekemisen taitoja kehittyen ja käyttäen henkilökohtaisia vahvuuksiaan tiimin ja projektin hyväksi. Toimiva tiimiäly ei ole pelkkää samanmielisyyttä, siihen kuuluu myös konflikteja sekä ristiriitatilanteita, jotka saavat aikaan tiimiälyn kasvua ja kehittymistä. Jos ristiriitoja tai eriäväisyyksiä ei esiinny, voi nousta epäilys siitä, etteivät osapuolet ilmaise mitä mieltä he todella ovat. Tällöin piiloon saattaa jäädä olennaisia tietoja. Ristiriidat ja konfliktitkin kuuluvat tiimiälyyn ja niihin on suhtauduttava rakentavasti käsitellen.

(Hakola ym.,2019, Mitä tiimiäly on)

Huipputiimin tunnusmerkit

Huipputiimissä on jäseniä yhdistäviä ja tiimin kulttuuria muodostavia käytäntöjä, jotka eivät ole sidoksissa jäsenten osaamiseen tai persoonallisuuksiin. Valmista kaavaa yhdistäviin käytäntöihin ei ole, vaan ne muodostuvat juuri siinä tiimissä toiminnan myötä sekä tiimi tuntee itsensä ja tunnistaa toimintatapansa läpikotaisin, myös sen mikä sitä motivoi. Huipputiimissä riskien ottaminen ja mahdolliset virheetkin ovat sallittuja. (Hakola ym.,2019, Oma kulttuuri)

Jotta riskejä uskalletaan ottaa, on tiimissä vallittava psykologisen turvallisuuden tunne, joka syntyy luottamuksesta, arvostuksesta ja sallivuudesta. Silloin tiimissä uskalletaan myös mokata sekä puhua rakentavasti suoraan, ottaa asioita esille ja tuoda omaa näkemystä esiin ilman pelkoa. (Alijärvi,2020)

Miten tiimejä voi kehittää?

Tiimejä voi kehittää tunnistamalla onnistumisia, vahvuuksia, epäonnistumisia ja heikkouksia esimerkiksi kysymällä ja pohtimalla säännöllisesti missä on onnituttu ja miten voisi seuraavalla kerralla tehdä toisin, niin yksilö- kuin tiimitasolla. Uusilla tiimiläisillä voi olla erilaisia näkemyksiä toiminnasta, koska he eivät vielä ole tottuneet tapoihin ja näitä näkemyksiä kannattaa kuunnella. Tiimillä tulee olla myös resursseja toiminnan muutoksiin. (Hakola ym.,2019, Voiko tiimiälyä rakentaa jo olemassa olevaan tiimiin?)

Tiimin tehokkuutta voi kehittää myös suunnittelemalla ajanhallintaa tiiminä, esimerkiksi luomalla yhteisen kalenteripohjan projektille ja jakamalla omat työkalenterit tiimin kesken. On paljon digitaalisia sovelluksia joista voi valita tiimille käytännöllisimmän tai muutaman toisiaan tukevan ohjelman. Yhteisesti voi jakaa myös erilaisia OneNote-muistikirjoja sekä suunnittelutyökaluja, joiden avulla tehtäviä voi jaotella eri ihmisille ja koko tiimi on ajantasalla tehdyistä ja vielä tekemättömistä töistä. (Riutta, 2021)

Mahdollisten ristiriitojen ratkaiseminen

Ristiriidoilta ei voi välttyä työelämässä. Ennemmin tai myöhemmin jokaisessa työpaikassa esiintyy erimielisyyksiä asioista/tavoista ja jos ristiriidat pääsee kärjistymään erittäin pahoiksi tai pitkittymään, voi seurauksena olla työpaikkakiusausta sekä jopa mielenterveysongelmia. Siksi ristiriidat kannattaa selvittää ajoissa rakentavin ratkaisuin, jotta työn tekoa voidaan jatkaa terveellisessä ja turvallisessa työympäristössä. Ristiriitoja ei kuitenkaan tule pyrkiä välttämään, sillä ne tuovat esille pinnan alta asioita, joita olisi hyvä tarkastella ja joissa on kehittymis-/kehittämismahdollisuuksia. On kuitenkin viisautta ennakoida ja sopia jo ennen ristiriitoja, miten tilanteissa toimitaan, mitä ratkaisuja niihin on käytettävissä.

Työturvallisuuskeskuksen julkaisun mukaan ristiriitojen ratkaisumallia tai tapaa etsiessä on käytännön tilanne suuressa roolissa, on osattava soveltaa, sillä ei ole olemassa vain yhtä kaikkeen käypää ratkaisua. Ristiriidasta riippumatta jokaisessa selvitystilanteessa tarvitaan läsnä olevaa ja arvostavaa vuorovaikutusta, jämäkkyyttäkin. Ensin ristiriita tulee ottaa esille, kuunnella osapuolten näkemykset asiasta sekä syistä erimielisyyteen johtaneista seikoista puolueettomasti tuomatta omaa näkökantaa esille, erilaiset näkökannat huomioiden. Keskustellen ja osapuolet ratkaisun löytämiseen osallistaen tulisi yrittää löytää aidosti osapuolia tyydyttävä ratkaisu, kiusaus- ja häirintätilanteissa tuoda esille, ettei se ole työpaikalla sallittua. Keskustelutilaisuuteen voi ottaa mukaan myös tiimin ulkopuolisia jäseniä selvittämään tilannetta, esimerkiksi työpaikan työsuojeluvaltuutetun ja/tai työterveyshuollon. On olemassa myös täysin työyhteisön ulkopuolella olevia asiantuntijatahoja, joita voi käyttää hyödykseen. Esimerkiksi ratkaisujen löytämiseen työn sujuvoittamiseksi on olemassa erilaisia työnohjaajia ja riitatilanteissa voi käyttää apuna työyhteisösovittelijoita. Vaikeiden ristiriitatilanteiden ratkaiseminen on kuormittavaa myös esihenkilölle, joten on tärkeää ettei hän jää tilanteessa yksin, vaan että hänkin saa tilanteessa tukea, esimerkiksi omalta esihenkilöltään. (Työturvallisuuskeskus, 2017)

Pohdintaa

Tiimityön SWOT:

Strengths: Tiimityössä työ saa useampia näkökulmia, toisten vahvuudet paikkaavat toisten heikkouksia antaen jäsenille mahdollisuuden kehittää taitojaan, tiimityö on tehokasta ja kannustavaa, sillä sekä työn tekoa ja tiedon hankkimista voidaan jakaa ja tuoda tulokset koko tiimin saataville.

Weakness: Ryhmässä vakiintuvat roolit, saavatko kaikki sanoa mielipiteensä ja osallistua päätöksen tekoon? Ovatko kaikkien mielipiteet saman arvoisia, vai nouseeko joku vaikuttajaksi? Tiimin yhteistyön toimivuus ja kuormittavuus? Saavatko introvertit äänensä kuuluviin?

Opportunities: Nykyteknologia mahdollistaa ryhmätyön, vaikkei jäsenet olisikaan samassa tilassa. Mahdollisuus vaikuttaa työntekopaikkaan saattaa lisätä työntekijän hyvinvointia.

Threats: Työnteon puitteisiin vaikuttavat tekijät ja muutos niissä, esimerkiksi pandemian myötä etätyön kasvu. Tulevaisuudessa työnteko pirstoutuu lisää eri työtapojen, -tehtävien ja -suhteiden eripituisten kestojen myötä, miten vaikuttaa tiimeihin ja tiimiläisten jaksamiseen työssä jatkuvasti vaihtuva porukka?

Lisäksi ryhmässämme haluttiin nostaa esille kuinka ensimmäiseksi etapiksi usein ristiriitojen ratkaisussa esitetään työntekijän osallistamista, hänen tulee yrittää selvittää rakentavaa ratkaisua ensin itsenäisesti omien taitojensa ja kykyjensä pohjalta ristiriitatilanteen lopettamiseksi. Tämä neuvo soveltuu mielestämme osaan ristiriitatilanteita, niihin pieniin ja periaatteessa melko mitättömiin erimielisyyksiin. Suurissa ja vaikeissa ristiriitatilanteissa tulee ilmoittaa matalalla kynnyksellä esihenkilölle ja/tai työsuojeluvaltuutetulle ennen kuin ristiriita pääsee pahenemaan vakavasti, sillä paisunut riita tulee aina kalliimmaksi ja on monimutkaisempi selvittää.

Lähteet:

Hakola, I., Hiila, I. & Tukiainen, M. (2019) Tiimiäly - opas muuttuvaan työelämään Tuuma-kustannus

Alijärvi, P. (20.10.2020) Timanttinen tiimityö - 6. Tiimin rakenteelliset muutokset (video). Eduhouse. https://app.eduhouse.fi/palvelu/koulutuskokonaisuudet/15300165-timanttinen-tiimityo-esihenkilot-ja-tiimien-jasenet/25969846-timanttinen-tiimityo-6-tiimin-rakenteelliset-muutokset

Alijärvi, P. (20.10.2020) Timanttinen tiimityö - 3. Tiimin luottamuksen rakentuminen (video). Eduhouse. https://app.eduhouse.fi/palvelu/koulutuskokonaisuudet/15300165-timanttinen-tiimityo-esihenkilot-ja-tiimien-jasenet/25969241-timanttinen-tiimityo-3-tiimin-luottamuksen-rakentuminen

Riutta, E. (09.09.2021) Ajanhallinta yhteistyössä - 2. Ajanhallinta yhteistyönä (video). Eduhouse. https://app.eduhouse.fi/palvelu/fi-palkka/koulutuskokonaisuudet/37712987-ajanhallinnan-kung-fu/37712890-ajanhallinta-yhteistyossa-2-ajanhallinta-yhteistyona

Työturvallisuuskeskus TTK. (2017). Ristiriidoista ratkaisuihin - Työkaluja ristiriitojen tunnistamiseen ja ratkaisemiseen. Haettu 30.9.2021 osoitteesta https://ttk.fi/files/6424/Ristiriidoista_ratkaisuihin_-_Tyokaluja_ristiriitojen_tunnistamiseen_ja_ratkaisemiseen_23101.pdf