ETÄJOHTAMINEN

Etäjohtaminen on erilaisten työntekomuotojen johtamista. Sitä tarvitaan silloin, kun työntekijöiden työntekomuoto on etätyö, virtuaalityö, ajasta ja paikasta riippumaton työ tai liikkuva työ. Etäjohtamisessa esihenkilö ja työntekijä eivät kohtaa siis päivittäin, vaan kasvotusten kohtaaminen saattaa olla jopa melko harvinaista. Etätyö on varsinaisen työpaikan ulkopuolella tapahtuvaa työtä. Etätyössä työntekijä työskentelee usein kotonaan käyttäen erilaisia virtuaalityökaluja. Etätyö voi olla jatkuvaa, säännöllistä tai satunnaista. Virtuaalityötä tehdään pääsääntöisesti erilaisten virtuaalityökalujen avulla. Työntekijät työskentelevät tällöin yhteisen tavoitteen eteen usein hajautettuna: joko etänä, samassa osoitteessa työpaikalla tai eri toimipisteissä. Ajasta ja paikasta riippumaton työ mahdollistaa työntekijän työskentelyn ainakin osittain työntekijälleen itselleen valittuun aikaan eikä ole myöskään riippuvainen työntekopaikasta. Liikkuvatyö eli monipaikkainen- tai mobiilityö mahdollistaa työntekijän liikkumisen työntekohetkellä tilanteissa, joissa työn suorittaminen vaatii poistumisen toimipisteeltä. (Vilkman, 2016, 1 Etäjohtaminen - mitä se on?) 

Etätyö ei ole mikään uusi käsite, mutta pandemian myötä etätyö on lisääntynyt merkittävästi ja tullut osaksi monen opiskelijan ja työntekijän arkea. Keväällä 2020, kun COVID-19 pandemian myötä koronarajoitukset astuivat voimaan, oltiin monella työpaikalla täysin uuden edessä. Osa töistä on siitä lähtien hoitunut pääsääntöisesti etänä ja se on tuonut uusia haasteita niin työn tekemiseen kuin työn johtamiseenkin. Jokainen on joutunut sopeutumaan uuteen rooliin ja opettelemaan täysin uusia tapoja työskennellä. Uusi normaali työskentelytapa on tulevaisuudessakin varmasti monipaikkaisen työn ja toimistolla työskentelyn yhdistelmä eli hybridityö, johon ollaan koko ajan pikkuhiljaa siirtymässä. Tässä osiossa keskitymme tarkastelemaan etäjohtamista perinteisen etätyön näkökulmasta erityisesti niissä tilanteissa, missä työtä tehtiin aiemmin lähes pelkästään varsinaisella työpaikalla koronan tuomaan etätyösuositukseen asti. Päädyimme rajaamaan aiheen tähän, sen ajankohtaisuuden, kiinnostavuuden ja tiimiläistemme omakohtaisten kokemusten pohjalta.

Etäjohtamisessa korostuu erilaisia asioita kuin lähijohtamisessa. Tärkeimpiä asioita onnistuneessa etäjohtamisessa ovat luottamus, kommunikaatio ja yhteistyö sekä yhteiset tavoitteet. Etäjohtajan tulee osata näyttää oikea suunta, kehittää yhteistyötä sekä koordinoida toimintaa. Ongelmien havaitseminen ja työkuormituksen seuranta eivät ole etätyössä yhtä helppoa, koska työntekijää nähdään harvoin. Esihenkilön on myös pystyttävä luottamaan, että työntekijä tekee työnsä hyvin, vaikka kukaan ei ole vahtimassa työntekoa. (TTK, 2018) 

Psykologinen turvallisuus

Tiimin menestyksen avaintekijä on psykologinen turvallisuus. Psykologinen turvallisuus muodostuu ilmapiiristä, jossa on turvallista ottaa sosiaalisia riskejä. Turvallisuuden tunne on kaiken tekemisen keskiössä ja vaikuttaa tuottavuuteen, tehokkuuteen ja uuden oppimiseen. Tämä korostuu erityisesti etätyössä, kun työtehtävät ja osittain myös roolit ovat muuttuneet tai ainakin hakeneet uutta muotoa. Psykologiseen turvallisuuteen liittyy avoin keskustelukulttuuri tiimin sisällä ja kun siinä on onnistuttu, uskalletaan keskustella myös vaikeista aiheista. Psykologisen turvallisuuden puuttuessa stressitasot nousevat ja aiheuttavat ihmisessä eräänlaisen taistele ja pakene -tilan, jonka seurauksena esimerkiksi luovuus häviää. Kun tilanne on hyvä, ymmärretään erilaisuutta, erilaisia mielipiteitä ja uskalletaan kokeilla uutta. Tämä kaikki mahdollistaa paremmat avaimet uuden oppimiseen. Kaikki lähtee johtamisen kulttuurista; esimerkistä ja siitä, miten asioihin reagoidaan. Kun esimerkiksi virheisiin suhtaudutaan oppimisen kannalta eikä niitä käytetä työntekijöitä vastaan, voidaan auttaa psykologisen turvallisuuden muodostumista. Myös selkeät pelisäännöt, avoin vuorovaikutus, mielipiteiden ja ideoiden kuunteleminen sekä lupausten pitäminen ovat keinoja vaikuttaa psykologisen turvallisuuden muodostumiseen. (Työterveyslaitos, 2021)

Etätyön haasteet ja hyödyt

Etätyön tuoma muutos työskentelyyn haastaa esihenkilöitä etsimään sopivimmat ja parhaimmat tavat johtaa omaa tiimiään ja tietysti myös itseään. Johtaminen ei ole etätyön myötä muuttunut kokonaan, esihenkilön tehtävä on edelleen johtaa yksittäisiä ihmisiä, mutta aikaisemmin toimineita hyviä tapoja on kehitettävä, jotta ne sopisivat uudenlaiseen työntekomalliin. Etätyöhön siirtymisen alun haasteiden jälkeen etäjohtaminen on tämän puolentoista vuoden aikana helpottunut, mutta samalla tuonut uusia haasteita. Etäjohtamisen käytännöt ovat tulleet esihenkilöille tutuiksi ja oman työn haasteet ovat näin ollen vähentyneet. Samaan aikaan kuitenkin etätyössä olevien työntekijöiden tehokkuus ja motivaatio on alkanut laskea. Jotta työteho ja työn tuottavuus paranisivat, on etäjohtamisessa onnistuttava. (Oinonen, 2021)

Yksi keskeisimmistä haasteita etätyössä on itsensä johtamisen haasteet. Etätyö vaatii erityisesti yhdessä sopimista ja suunnitelmallisuutta. Jotta työtä tulisi rytmitettyä oikein, on tunnistettava koska ihmiset ovat tehokkaimmillaan. Osa haasteista on hyvin yksilöllisiä. Esimerkiksi yhteisöllisyyteen liittyvät haasteet riippuvat paljon henkilöistä - toiset kaipaavat yhteisöllisyyttä enemmän kuin toiset. Monimuotoisuuden johtaminen ei siis ole aivan helppoa. Erityisesti uusien työntekijöiden kohdalla yhteisöllisyyden tunnetta on hankala luoda, jos uusi työntekijä ei koskaan pääse kohtaamaan kollegoitaan. Haasteita tuovat myös lisääntyneen digityöskentelyn aiheuttama kuormitus sekä kotona työskentelyn mahdolliset epäergonomiset työskentelytilat. Kotona työskentely vaatii sopeutumista myös muilta perheenjäseniltä ja lisäksi työn ja vapaa-ajan erottaminen toisistaan saattaa olla hankalampaa, kun työskentelypaikka on omassa kodissa. (Oinonen, 2021)

Etätyöstä voi olla myös paljon hyötyä. Työmatkoihin kuluva aika säästyy, työaika joustaa ja työtä on helpompi rytmittää. Työ- ja vapaa-aika on helpompi sovittaa yhteen ja kotona saa usein paremman työrauhan kuin esimerkiksi avokonttorilla. Kun etäjohtamisessa onnistutaan, työtyytyväisyys ja sitä kautta myös työteho paranevat. 

Etäjohtamisen täytyy lähteä luottamuksesta ja siitä, että esihenkilö pystyy luomaan kohtaamisia sekä työntekijöille mahdollisuuden vuorovaikutukseen. Esihenkilön on tunnistettava tiiminsä halu, kyky ja uskallus. Löytyykö työntekijöiltä motivaatio ja ovatko he sitoutuneita, onko heidän osaaminen, tiedot ja taidot työtehtäviin sopivia sekä löytyykö heiltä rohkeus kokeilla ja toimia tilanteiden vaatimilla tavoilla. Näiden asioiden selvittämisessä kehityskeskustelut ovat erityisen tärkeitä. Ne mahdollistavat kasvokkain keskustelun ja osaamisen kehittämisen sekä ylläpidon kartoittamisen. Kehityskeskusteluissa voidaan yhdessä sopia asioista ja tavoitteista sekä antaa palautetta puolin ja toisin. (Oinonen, 2021)

Yhteisöllisyyden luominen on yksi keskeisimmistä etäjohtamisen kohteista. Yhteisöllisyyteen ja työn sujuvuuteen liittyvien prosessien kehittäminen on välttämätöntä onnistuneen etäjohtamisen takaamiseksi. On luotava selkeät toimintatavat ja sovittava yhdessä erilaiset pelisäännöt. Lisäksi on pidettävä huoli, että käytössä on toimivat työvälineet ja että niitä osataan käyttää oikein. (Oinonen, 2021)

Etäjohtamisessa onnistuminen

Johtamisen ydintavoite on saada yksilöt ja tiimit saavuttamaan huippusuorituksia. Jotta yksilöissä oleva potentiaali saadaan vapautettua, luottamukseen työntekijän ja esihenkilön välillä kannattaa panostaa. Tutkimusten mukaan henkilön suhde lähimpään esihenkilöön on myös tärkein yksittäinen työsuoritukseen vaikuttava tekijä. Luottamusta voi lisätä kasvattamalla uskottavuutta; puhumalla totta, luotettavuutta; pitämällä lupaukset sekä läheisyyttä; tekemällä muiden olo mukavaksi ja vähentämällä itsekeskeisyyttä. Luottamus esihenkilöön ja organisaatioon sitouttaa työntekijää ja lisää työntekijän viihtyvyyttä. Mitä luottamus sitten on? Se on tunnetila, jonka kohdistamme ihmiseen, johon luotamme. Se on tilannesidonnaista ja voi vaihdella esimerkiksi työtehtävästä riippuen. Luottamus kasvattaa luottamusta ja luottamalla on mahdollista vapauttaa energiaa muuhun. Se on jokaisen vuorovaikutustilanteen ja päätöksen taustalla ja perusteena, joten sen merkitystä ei pidä aliarvioida. Esihenkilön tulee kohdella työntekijöitä tasavertaisesti, mutta yksilöllisesti. Työntekijöiden tarpeista ja kehityksestä täytyy olla aidosti kiinnostunut. Luottamuspula esihenkilön ja alaisten välillä johtaa usein kommunikaation puutteeseen, väärinkäsityksiin ja tehottomuuteen. (Oinonen, 2021)

Pohdintaa

Etätyöskentelyn kokemukset ryhmässämme olivat hyvin samankaltaisia. Aluksi ajatus etätyöstä tuntui paljon haastavammalta kuin mitä todellisuus lopulta olikaan. Yhtäkkinen siirtyminen toimistolta kokonaan kotiin oli henkisesti rankkaa ja uusien työvälineiden käytön opetteleminen ei ainakaan keventänyt työtaakkaa. Kannustavat ja tsemppaavat esihenkilöt olivat isossa roolissa sen suhteen, että alun kaaoksesta selvittiin ja nyt 1,5 vuotta myöhemmin etätyöstä on oppinut nauttimaan. Aikaa on säästynyt muuhun, mutta kollegoita on kuitenkin ikävä. Välillä tuntuu raskaalta, että viestiminen työn ulkopuolisista asioista on esihenkilöiden ja työkavereiden vähentynyt huomattavasti.

Ryhmämme kokemusten mukaan etäjohtamisessa on kehitytty kevään 2020 jälkeen merkittävästi. Vähintään kerran viikossa pidettävistä tiimipalavereista on tullut rutiinia. Esihenkilöt osallistavat henkilökuntaa ja esimerkiksi yhdellä työpaikalla jokainen pääsee kertomaan omasta työtilanteestaan tiimin yhteisessä aamupalaverissa, mikä pidetään kerran viikossa ja tarvittaessa useamminkin. Tässä yhteydessä saa myös pyytää apua, kertoa muuten mielipiteitään tai nostaa esiin haluamiaan asioita. Tavoitteita asetetaan yhdessä eikä vain esihenkilöiden toimesta. Yhteinen suunnittelu ja sopiminen sitouttaa henkilökuntaa yhteisiin tavoitteisiin paremmin. Yhdessäsopiminen mahdollistaa myös sen, että jokainen tulee kuulluksi ja erilaiset toiveet ja tarpeet nousevat esille. Kuukausittain esihenkilön kanssa pidetään 1 to 1-keskusteluja, joissa pääsee kertomaan kuulumisiaan henkilökohtaisesti. Tämä on esihenkilöille hyvä tapa päästä arvioimaan jokaisen työntekijän henkilökohtaista jaksamista sekä kartoittamaan osaamista ja tulevaisuuden tavoitteita. Lisäksi yhdellä työpaikalla on perjantaisin yhteinen virtuaalikahvitauko, jossa pääsee jakamaan myös työhön kuulumattomia asioita. 

Uusien digitaalisten työkalujen käyttö on jo alkanut sujua ja pikkuhiljaa erilaiselle viestinnälle on löytynyt oikeat kanavat ja informaatiota on oppinut etsimään oikeista paikoista. Aluksi useat eri kanavat tuntuivat sekavilta ja oli vaikea löytää etsimäänsä tietoa. Pikkuhiljaa vapaammalle keskustelulle on löytynyt omat kanavansa, tiedotteet ja muut uutiset löytyvät omastaan ja ohjeita löytyy omastaan. Pientä sekavuutta on olemassa vieläkin, mutta kehitystä on kevään 2020 jälkeen on kuitenkin tapahtunut huomattavasti.

Positiivisen palautteen saaminen on lisääntynyt ja samalla myös sen merkitys on kasvanut. Kun tekee töitä pelkästään yksin, tulee usein tunne, että ei ole varma, onko oma panos riittävä. On tärkeää kuulla jonkun sanovan se ääneen. Hyvä esihenkilöt toimivat arjessakin esimerkkinä, ovat aidosti lästä (vaikkei se fyysesti olekaan mahdollista), tekevät tarvittavia päätöksiä ja tukevat työntekijöitä omien vastuualueidensa päätöksissä. Yhteiset pelisäännöt ja luottamus ovat punainen lanka, mikä tekevät etätyöstä sujuvaa. Etätyöhön siirryttäessä tässä oli kaikilla vielä paljon harjoiteltavaa. Seuraava haaste tulee olemaan todennäköisesti toimistolle palaaminen. Miten erilaisten hybridityömallien kanssa onnistutaan ja osataanko työntekijöille perustella tarpeeksi hyvin, minkä takia toimistolle on palattava, kun työt on nytkin onnistunut täysin etänä? Osa varmasti palaa mielellään, mutta veikkaamme, että moni haluaa jatkaa työntekoa kotoa käsin. Erilaisia hybridimalleja mietittäessa on tärkeää pohtia, miten ja missä työn tekeminen on tuloksellisinta ja tehokkainta. Hiljaisen tiedon siirtymisen sekä kohtaamisten kannalta on kuitenkin erittäin tärkeää, että työtä tehdään välillä myös fyysisesti samassa paikassa.

Lähteet:

Oinonen, J. (30.8.2021). Onnistu etä- ja hybridijohtamisessa [video]. Eduhouse.
https://app.eduhouse.fi/palvelu/fi-hr-p/koulutuskokonaisuudet/37562476-onnistu-eta-ja-hybridijohtamisessa 

TTK. (17.10.2018). Etäjohtaminen ja virtuaalinen vuorovaikutus työyhteisössä. Työturvallisuuskeskus. Haettu 15.9.2021 osoitteesta
https://ttk.fi/oppaat_ja_ohjeet/digijulkaisut/etajohtaminen_ja_virtuaalinen_vuorovaikutus_tyoyhteisossa 

TTK. (17.10.2018). Etäjohtaminen ja virtuaalinen vuorovaikutus työyhteisössä [kuva]. Työturvallisuuskeskus. 
https://ttk.fi/oppaat_ja_ohjeet/digijulkaisut/etajohtaminen_ja_virtuaalinen_vuorovaikutus_tyoyhteisossa 

Työterveyslaitos. (2021). Pelotta töissä - psykologinen turvallisuus työyhteisössä. Työterveyslaitos. Haettu 17.9.2021 osoitteesta
https://www.ttl.fi/oppimateriaalit/wp-content/uploads/sites/3/2020/12/Pelotta_toissa-psykologinen_turvallisuus_tyoyhteisossa.pdf 

Vilkman, E. (2016). Etäjohtaminen: tulosta joustavalla työllä. Alma Talent Oy. Haettu 15.9.2021 osoitteesta
https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.ezproxy.hamk.fi/teos/DAEBIXCTEB#kohta:1((20)Et((e4)johtaminen((20)-((20)mit((e4)((20)se((20)on?((20)(:Hajautettua,((20)virtuaalista((20)vai((20)et((e4)ty((f6)t((e4)?((20)(:Ajasta((20)ja((20)paikasta((20)riippumaton((20)ty((f6)((20)/piste:b172